How it works

Questa fase può essere suddivisa in due sottofasi,alla luce delle diverse attività che hannoluogo simultaneamente nei paesi Mittenti e neipaesi Ospitanti.

PAESI MITTENTI

In questa sottofase è fondamentale ingaggiareil partner appropriato. A questo scopo facciamoriferimento alle referenze di organizzazioni giàinserite in altri network, quali quelli della CharityCommission, la rete del YMCA e le organizzazioniche offrono ospitalità ai senza fissa dimora.Se i partner potenziali risultano interessati, organizziamosolitamente una visita da parte diuno dei nostri rappresentanti. Ove possibile,sarebbe auspicabile far partecipare all’incontroanche uno degli ospiti dell’istituto.Durante questa visita il rappresentante compilala UK partner checklist e valuta l’idoneitàdell’organizzazione.Si procede così alla compilazione di una Letterad’Intenti e di un profilo dell’organizzazione.Da questo momento in poi si instaurano contattiregolari tra l’organizzazione selezionata e BET.Il Pacchetto informativo UK Partner è un utiledocumento che rilasciamo ai nostri partner e dicui consigliamo l’attenta lettura. Forniamo inoltreun link alla nostra pagina web in cui è possibilevisualizzare tutta la documentazione cartaceanecessaria Step 1.

Fin dall’inizio, i nostri partner sono messi al correntedel nostro ethos e modus operandi.I doveri,i diritti, le responsabilità di BET e del partnersono chiaramente identificate all’interno delPacchetto informativo UK Partner. Nel caso incui il partner ritenga di non poter trarre beneficioin qualità di organizzazione, o di non poterapportare benefici ai propri gruppi giovanili, esploriamoaltre possibilità di cooperazione quali ilvolontariato nazionale.Dopo aver selezionato il partner appropriato, ilpasso successivo è il reclutamento dei partecipantiattraverso l’ente mittente. Assistiamo il partnercon consigli guide e materiali, quali presentazionie poster di reclutamento. Una volta che ilpartner ha acquisito tutte le informazioni necessariee la piena consapevolezza dei regolamentie dello svolgimento del progetto, si procede allafirma di un accordo.La selezione dei partecipanti avviene in strettacollaborazione con il partner del paese mittenteed è supportata da un questionario di candidaturaatto a verificarne l’idoneità; spesso si procedecon l’organizzazione di giornate di selezione ebrevi colloqui.E’ importante che i giovani partecipanti si sentanoscelti a fronte della dimostrazione di unaforte motivazione. Se il progetto non risulta adattoad uno dei candidati, questi viene segnalatoad altre organizzazioni operanti sul territorio peressere inserito in altri percorsi.

PAESI OSPITANTI

Allo stesso tempo, nel paese ospitante il nostropartner (un’ organizzazione che lavora con numerosiistituti sociali sul territorio- attualmente numeroseONG in Bulgaria ed una autorità locale in Turchia)organizza visite presso gli istituti ed i centriche stono stati valutati come idonei. La scelta richiedela valutazione di numerose variabili : il targetgroup, la motivazione dello staff e della direzione,le condizioni di vita, la localizzazione, le infrastrutturepresenti nell’area, la distanza dalle strutturedi soggiorno dei partecipanti etc.. Solitamente,gli orfanotrofi che necessitano maggior supportoed assistenza risultano collocati in aree rurali checomportano problematiche logistiche, in riferimentoalla ricerca del giusto alloggio si ricercano struttureche rispettino gli standard di sicurezza e salute,così come i mezzi di trasporto. Tutte questeproblematiche possono essere agevolmente risoltecon una attenta pianificazione.Durante la visita agli istituti vengono compilatialcuni formulari tra cui : Orphanage Initial Questionnaire( che include i dati relativi all’istituzioneed al tipo di attività che i partecipanti potrebberosvolgere. Il formulario è qui compilato a fine esemplificativo)Overseas Risk Management Form(Sicurezza e Salute) Accommodation Checklist. Siè dimostrato utile anche avere un accordo firmatotra il Partner Ospitante e l’effettiva struttura ospitantedel progetto- non è necessario utilizzare unformat specifico ma è consigliabile averne uno firmatoda entrambe le parti- in questo modo, l’istitutopuò mostrare alle autorità che ha sotto controllogli aspetti legali dell’iniziativa e che si preoccupadi tutelare gli interessi del proprio target group, perle ONG è altrettanto importante perché evidenziadiritti e responsabilità di ciascuna parte.

Questo elemento è cruciale per il successo generaledel progetto, poiché a questo punto i partecipantiacquisiscono le informazioni dettagliatein merito al progetto e familiarizzano con il paeseospitante in maniera da evitare l’eventuale rientroin anticipo.Durante questa fase assistiamo il reclutamentodei partecipanti, indirizzando i partner mittenti aiseguenti link Turkish Step 1 al fine di minimizzaregli step necessari.

Una volta che l’organizzazione ha confermato diessere interessata, dovrà a questo punto fornirela seguente documentazione: Lettere d’intenti Profilo dell’organizzazione Moduli di iscrizione iniziale (Basic Enrolmentforms)Ottenuti questi ultimi è possibile concordare ledate con i partner ospitanti e predisporre voli etrasporti. La prenotazione dei voli avviene tramiteagenzia di viaggio, al fine di ridurre rischi chepossono risultare costosi, quali il cambio nome.

La valutazione dei rischi è lasciata alla discrezionedei partner mittenti, inoltre il modello di iscrizionefinale risulta cruciale per la creazionedel profilo individuale di ogni partecipante edinforma il coordinatore e l’ente ospitante su qualunqueproblematica di salute e sulla situazionesocioeconomica. Il modello è anche un validosupporto per la creazione del CV e per il riadattamentodei contenuti della fase di orientamentoin funzione delle aspirazioni e delle vocazioni deisingoli. Ciò assicura che la mobilità sia effettivamentesvolta in funzione dei bisogni di ciascungruppo di beneficiari. La checklist, infine, vienericevuta come conferma finale da parte del partnermittente.La fase preparatoria, composta da un minimo di36h e supportata dagli accompagnatori del gruppo,include: autovalutazione dei bisogni formativi,giochi interculturali, action plan, ricerche sulpaese ospitante, lezioni di lingua, vita nel RegnoUnito ed una sessione sull’Europa. Questafase costituisce la prima parte del Record diApprendimento per la preparazione necessariaall’ottenimento di una qualifica riconosciuta a livellonazionale.BET organizza, a questo punto, una nuovavisita per parlare ai partecipanti e risponderealle domande. I partecipanti assaggiano alcunipiatti tipici del paese ospitante, apprendono daex partecipanti e vengono incoraggiati a partecipareal forum presente nel gruppo Facebook.Foto e video sulla realizzazione del progetto aiutanoi partecipanti ad acquisire maggiore consapevolezzae a familiarizzare concretamente conl’esperienza di mobilità: sono resi disponibili ipacchetti informativi comprendenti lezioni di linguae cultura del paese di destinazione.Durante questa fase raccomandiamo al partnerUK di organizzare attività di autofinanziamentoper il raggiungimento di almeno £100 a partecipanteinclusi gli accompagnatori (cioè £1200in totale per i 10 partecipanti i due accompagnatori)che saranno utilizzati per l’acquisto deimateriali da utilizzare in fase di mobilità e pereducare i partecipanti a pianificare, gestire lefinanze responsabilmente ed essere creativi. Ilbudget viene custodito dagli accompagnatori durantel’intero periodo.

Se ritenuto necessario, il partner Uk può ancheconsiderare una fase di ritiro di 2 gg, coinvolgendopartecipanti ed accompagnatori per favoriredelle buone dinamiche di gruppo. Allo stessotempo, nel paese ospitante, i nostri partner comunicanocon gli istituto ospitanti, prenotanogli alloggi, organizzano i trasporti locali, le salestudio, le sale di presentazione, le escursioni e irivenditori per l’acquisto dei materiali .All’arrivo,viene distribuito Il libretto di Benvenuto, contenentegli orari delle attività e le informazioniimportanti. Il partner ospitante inoltre, prepara ilbudget e lo invia a BET. I nostri uffici intanto approntanoi CV per ciascun partecipante, gli EuropassMobility ed i certificati BET, che sarannoinseriti nella cartella dei riconoscimenti che vieneconsegnata al termine. I partecipanti vengonoinoltre registrati nel EC Mobility Tool. Una voltaaccordato il budget, questo viene inviato ancheal partner ospitante almeno 10 giorni prima dellamobilità.

A causa della natura della mobilità, cioè “ Sfidadi Squadra”abbiamo ritenuto che fosse meglioche l’interogruppo rimanga nello stesso albergo, piuttostoche sistemare i partecipanti in diversi appartamentiin città. Ciò non sarebbe possibile anche acausa della natura vulnerabile dei nostri partecipantie della necessità di supervisione e di supportodal team leader. Inoltre cerchiamo sempree ci assicuriamo che i partecipanti siano sullostesso piano, con un membro del personale BETa disposizione del gruppo 24h/24h. Per garantirela sicurezza sono previste istruzioni per la scalaantincendio nella lingua di origine dei partecipanti,contenuto del minibar e telefoni vengonorimossi.Il gruppo di partecipanti e gli accompagnatorimangiano insieme durante i pasti per socializzare.Nel corso del progetto si può anche fornireai partecipanti l’opportunità di mangiare fuori,cosa che molti di loro non hanno mai sperimentatoa causa della situazione economica personale.Il pranzo è normalmente organizzatopresso l’istituto sociale stesso, permettendo adue diversi partecipanti di essere responsabiledella preparazione, acquisto e gestione dellerisorse finanziarie per la spesa, contribuendoal buon funzionamento del progetto, ed aiutandoi giovani ad acquisire maggiore autonomia.A parte gli elementi logistici obbligatori come ilcibo, alloggio e trasporto, BET fornisce ancheuna quota (pocket money) che varia a secondadel paese di destinazione e del budget. Le quotesono consegnato agli accompagnatori , che ledistribuiscono quotidianamente ai partecipanti,a seguito di una ricevuta firmata.

Il primo giorno è dedicato agli incontri di benvenuto,orientamento in ambito locale,team building,sottolineando i diritti e le responsabilitàdi ciascuno. Per ulteriori dettagli si rimanda almodello di calendario attività.

Il giorno seguente il gruppo effettua il primoviaggio verso l’istituto sociale che ospita laloro mobilità,dopo un’introduzione del direttore avviene l’incontro con gli ospiti della struttura (in genere– orfani in Bulgaria o bambini di strada inTurchia). Dopo aver consultato il direttore, siidentificano le aree di intervento, e l’effettivolavoro da svolgere da parte del team durantele due settimane. in genere in passato tali lavorihanno incluso la pittura e la ristrutturazionedi aree comuni come i corridoi, ingressi,scale, sale giochi, biblioteche e sale ristorazione-dopo qualche mano di vernice fresca siè proceduto alla realizzazione di murales estencil raffiguranti le immagini dei cartoni animati.Altri lavori hanno incluso il lavoro di giardinaggio,restauro di panchine, gazebo e campi dagioco all’aperto. L’interazione con i residentiè un tema centrale, si organizzano numerosieventi sportivi o pic-nic in cui tutti si divertonoinsieme. Spesso ci accorgiamo che il personaledelle istituzioni è entusiasmato dal progettoe continua l’opera di decorazione dellastruttura.Uno sviluppo recente è stato anche l’ introduzionedi PMI che con l’aiuto dei partecipantie la collaborazione dei partner ospitanti, istituisconoworkshop come quelli per la produzionedi candele, questi articoli sono poivenduti ei fondi sono reinvestiti nel progetto.I partecipanti imparano nuove abilità relativeall’imprenditorialità, tra cui vendita di oggetti,e negoziazione dei prezzi.BET prevede un rappresentante che parla lalingua del paese ospitante che accompagna ilGruppo costantemente; agendo non solocome interprete, ma anche mentore, assistentesociale e coordinatore, questa figuraha maturato esperienza ed è totalmente familiarecon le esigenze dei partecipanti.Sessioni di debriefing si svolgono alla fine diogni giornata, questo permette la discussionedi eventi, la distribuzione del lavoro, ma ancorapiù importante permette ai partecipantidi sollevare dubbie preoccupazioni, impedendo l’insorgere diproblematiche.

Sono organizzate inoltre delle ESCURSIONIin modo che i partecipanti possano saperne dipiù sul paese che li ospita, sulla cultura e sulpatrimonio artistico - ad esempio il Monasterodi Rila Patrimonio Mondiale dell’UNESCOin Bulgaria o la città di Istanbul, in Turchia.Dal punto di vista educativo, abbiamo adottatol’approccio blended learning in quanto dà aipartecipantiL’opportunità di imparare più efficacemente.Tenendo conto delle necessità dei giovani, simescolano tecniche di apprendimento diversecompresa l’istruzione faccia a faccia (uno a uno),attività di gruppo, inserimento lavorativo e professionale(imparare facendo), l’apprendimentopeer-to-peer come pure l’istruzione mediata dacomputer (Ricerche online). Trattandosi in largamisura di NEET (non in istruzione, occupazioneo di formazione), abbracciamo il loro entusiasmoe questo si manifesta nei partecipanti il completamentodi un ampio record di apprendimento.A metà del soggiorno si tiene un seminario diorientamento in cui i partecipanti non solo imparanoa conoscere le tecniche di colloquio ecandidatura per il lavoro, ma anche identificarei loro passi successivi al rientro . Accanto allaformazione pertinentei giovani sono tenuti acompletare i seguenti questionari: Bright future,Career Questionnaire and “Next stepsQuestionnaire and Feedback” che i nostriesperti (uno psicologo e un consulente) utilizzanoper effettuare richieste e pianificare appuntamentidi lavoro dopo il ritorno a casa.Verso la fine della seconda settimana il lavorodi solito è completato ed è organizzata una piccolacelebrazione per gli orfani, i quali a lorovolta organizzano un piccolo spettacolo di addioper i partecipanti, questo è un momento moltoemozionante, a cui presenziano talvolta medialocali e autorità pubbliche.

Nel paese ospitante,entro 10 giorni dalla partenzadel gruppo, il partner locale compila la Dischiarazionedi spesa finale e la invia a BET UK ,che procede ad autorizzare il pagamento delledifferenze trai i costi sostenuti e quelli preventivati,se necessario. Tutti i partner ospitanti sonotenuti ad archiviare le fatture originali, ricevute,biglietti e tutte le documentazione finanziarie relativaal gruppo per un periodo minimo di 5 anni(in caso di un audit).Dal punto di vista partecipanti - i tirocini durano2 settimane. Tuttavia - l’effettiva durata del progetto,per ognuno è da considerarsi a tempo indeterminato,il sostegno e la consulenza offertacontinueranno indipendentemente dal futuro finanziamentoLeonardo. Un membro esperto delpersonale li assiste nella fase post- progetto espesso diventa il loro mentore.

Una volta tornati, BET UK organizza un incontroper valutare la mobilità e le lezioni appreseindividuando ulteriori miglioramenti, inoltre tuttala documentazione viene scansionata e salvatanel nostro server.Gli accompagnatori vengono contattati regolarmenteper aggiornamenti sui partecipanti–risultati, stato di occupazione , questionari divalutazione delle competenze trasversali- contribuendoal completamento della relazione finaledel progetto.